Política de Retenção e Descarte

POLÍTICA DE RETENÇÃO, ARMAZENAMENTO E DESCARTE DE DADOS

A presente Política de Retenção, Armazenamento e Descarte de Dados ("Política") estabelece as diretrizes adotadas pela OmiChannel AI para coleta, armazenamento, retenção, arquivamento, anonimização e descarte seguro de informações, garantindo conformidade com:

Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);

Marco Civil da Internet;

Código Civil Brasileiro;

Normas da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD);

Regulamentos internacionais aplicáveis;

Boas práticas de governança e segurança da informação.

Esta Política integra o Programa de Governança em Privacidade e Segurança da Informação da OmiChannel.

• ABRANGÊNCIA

Esta Política aplica-se a:

Clientes;

Usuários da Plataforma;

Parceiros;

Fornecedores;

Colaboradores;

Prestadores de Serviço;

Dados processados pela Plataforma OmiChannel AI.

• PRINCÍPIOS

A OmiChannel observará os seguintes princípios:

3.1 Necessidade

Retenção apenas dos dados estritamente necessários.

3.2 Finalidade

Manutenção dos dados somente pelo período necessário para cumprimento das finalidades legítimas.

3.3 Segurança

Proteção adequada durante todo o ciclo de vida da informação.

3.4 Minimização

Evitar armazenamento excessivo.

3.5 Prestação de Contas

Manutenção de registros de descarte quando aplicável.

• CATEGORIAS DE DADOS

4.1 Dados Cadastrais

Exemplos:

Nome;

E-mail;

Telefone;

CPF;

Cargo;

Empresa.

4.2 Dados Operacionais

Exemplos:

Logs;

Registros de acesso;

Endereço IP;

Eventos do sistema.

4.3 Dados de Atendimento

Exemplos:

Conversas;

Mensagens;

Arquivos;

Protocolos.

4.4 Dados de Inteligência Artificial

Exemplos:

Prompts;

Configurações;

Fluxos;

Bases de conhecimento;

Treinamentos.

4.5 Dados Financeiros

Exemplos:

Faturas;

Comprovantes;

Histórico de cobrança.

• PRAZOS DE RETENÇÃO

5.1 Dados de Cadastro

Prazo:

Durante a vigência contratual e até 5 anos após o encerramento da relação contratual.

Finalidade:

Cumprimento legal;

Exercício regular de direitos;

• Obrigações contratuais

5.2 Registros de Acesso

Prazo:

Mínimo de 6 meses, observado o Marco Civil da Internet e requisitos legais aplicáveis.

A OmiChannel poderá manter registros por prazo superior quando necessário para:

Segurança;

Auditoria;

Investigação de incidentes.

5.3 Logs de Sistema

Prazo:

Até 24 meses.

Finalidade:

Segurança;

Monitoramento;

Compliance;

Resolução de incidentes.

5.4 Conversas e Atendimentos

Prazo padrão:

Enquanto durar o contrato e por até 5 anos após seu encerramento, salvo solicitação diversa do Cliente ou obrigação legal específica.

5.5 Dados Financeiros

Prazo:

Até 10 anos ou prazo legal aplicável.

5.6 Dados de Suporte Técnico

Prazo:

Até 5 anos após encerramento do chamado.

5.7 Dados de Marketing

Prazo:

Até revogação do consentimento ou oposição válida do titular

• RETENÇÃO POR OBRIGAÇÃO LEGAL

A OmiChannel poderá manter dados mesmo após solicitação de exclusão quando necessário para:

Cumprimento de obrigação legal;

Determinação judicial;

Processo administrativo;

Defesa de direitos;

Auditorias;

Prevenção à fraude.

• ANONIMIZAÇÃO

Sempre que possível, os dados poderão ser anonimizados para:

Pesquisa;

Estatísticas;

Aprimoramento tecnológico;

Desenvolvimento de IA;

Business Intelligence.

Após anonimização irreversível, os dados deixam de ser considerados dados pessoais para fins legais, observada a legislação aplicável

• SOLICITAÇÕES DE EXCLUSÃO

Os titulares poderão solicitar:

Exclusão;

Bloqueio;

Anonimização;

Correção;

Portabilidade.

A OmiChannel avaliará cada solicitação considerando:

Base legal aplicável;

Obrigações regulatórias;

Necessidade de retenção.

• DESCARTE SEGURO

Quando os dados atingirem o fim do período de retenção, serão adotados procedimentos seguros de descarte.

Os métodos poderão incluir:

9.1 Exclusão Lógica

Remoção dos dados dos ambientes ativos.

9.2 Sobrescrita

Sobrescrita segura quando tecnicamente aplicável.

9.3 Destruição Criptográfica

Inutilização de chaves de criptografia.

9.4 Anonimização

Transformação irreversível dos dados.

• BACKUPS

10.1. Dados excluídos poderão permanecer temporariamente em backups de segurança.

10.2. Os backups serão eliminados de acordo com os ciclos normais de retenção da infraestrutura.

10.3. Durante esse período, os dados permanecerão protegidos por controles de segurança equivalentes aos ambientes produtivos

• RESPONSABILIDADES

11.1 OmiChannel

Compete à OmiChannel:

Implementar controles de retenção;

Garantir descarte seguro;

Manter registros quando aplicável;

Cumprir requisitos legais.

11.2 Cliente

Compete ao Cliente:

Definir prazos específicos quando necessários;

Solicitar exportação de dados antes do encerramento contratual;

A OmiChannel poderá manter registros e evidências relacionadas aos processos de retenção e descarte para fins de:

Auditoria;

Compliance;

Certificações;

Investigações internas;

Exigências regulatórias.

• ALTERAÇÕES

Esta Política poderá ser atualizada periodicamente para refletir:

Alterações legais;

Mudanças tecnológicas;

Evolução dos serviços;

Novos requisitos regulatórios.

A versão vigente estará sempre disponível nos canais oficiais da OmiChannel.

• CONTATO

Solicitações relacionadas a retenção, exclusão ou proteção de dados poderão ser encaminhadas para:

DISPOSIÇÃO FINAL

A OmiChannel AI adota práticas de retenção e descarte alinhadas aos princípios de privacidade, segurança, transparência, necessidade e responsabilização previstos na legislação aplicável.

OMICHANNEL AI®

Política de Retenção, Armazenamento e Descarte de Dados Enterprise Edition